Przechowywanie danych

Dokumentację kasy fiskalnej, w tym rolkę z paragonami oraz raporty, należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązań podatkowych, tzn. do czasu przedawnienia się również zobowiązań w podatku dochodowym.
W takim razie niezbędne będzie przechowywanie ich przez 6 pełnych lat kalendarzowych od końca roku, w którym daną sprzedaż ujęto w kasie fiskalnej.

Możliwe jest jednak przechowywanie danych w formie elektronicznej. Kopie dokumentów kasowych (paragonów i raportów) mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:

•

zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu,

•	jeżeli zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów, oraz

•	zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz zawierają numer kontrolny. System sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, o którym mowa wyżej, może być zastosowany przez podatników, którzy:

•	posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz

•	zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu takiego sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych;

•	w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tys. paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Podatnicy stosujący taki właśnie system sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych są obowiązani do:

•

przechowywania wydrukowanych przez kasę rejestrującą papierowych kopii dokumentów przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, dotyczącego okresu, w którym wydrukowano dane dokumenty kasowe (obowiązku tego nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości), oraz

•	stosowania do ewidencjonowania wyłącznie kas rejestrujących wyposażonych w funkcje programowe umożliwiające wydruk na paragonie numeru kontrolnego, oraz

•

powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o czasie i miejscu niszczenia kopii papierowych dokumentów kasowych na co najmniej 30 dni przed zamierzonym jego dokonaniem, a jeżeli naczelnik urzędu skarbowego zgłosi zastrzeżenia do podanego w zawiadomieniu terminu - wyznaczenia nowego terminu, z uwzględnieniem tych samych zasad (obowiązku tego nie stosuje się do papierowych dowodów kasowych uznanych za dowody księgowe zgodnie z przepisami o rachunkowości).